Kurz erklärt
- Ins Kassenbuch gehören Kasseneinnahmen und Kassenausgaben, täglich festgehalten nach § 146 Abs. 1 AO.
- Laut Anwendungserlass kann das Kassenbuch auch aus aneinandergereihten Kassenberichten bestehen.
- Eine Eintragung darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt verloren geht.
- Das Kassenbuch darf auch auf Datenträgern geführt werden, wenn das Verfahren ordnungsmäßig ist.
Praxisbeispiel: Kassenbericht in der kleinen Pizzeria
Rechenbeispiel mit angenommenen Werten. Die kleine Pizzeria arbeitet an diesem Tag mit einer offenen Ladenkasse. Abends zählt das Team 1.240 € in der Kasse.
| Position | Betrag | Rechnung |
|---|---|---|
| Kassenendbestand, gezählt | 1.240,00 € | Start |
| Endbestand am Vortag | 300,00 € | abziehen |
| Bareinlage Wechselgeld | 100,00 € | abziehen |
| Ausgabe für Basilikum | 45,00 € | hinzurechnen |
| Barentnahme | 50,00 € | hinzurechnen |
| Bareinnahmen des Tages | 935,00 € | Ergebnis |
Die Rechnung lautet 1.240 − 300 − 100 + 45 + 50. Das ergibt 935 € Bareinnahmen.
Zweites Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Im Restaurant kommen im Monat 18.000 € bar in die Kasse. An 26 Öffnungstagen sind das im Schnitt rund 692 € am Tag. Jeder Tag bekommt eine eigene Eintragung, keine Summe am Monatsende.
Was die Quellen zum Kassenbuch sagen
- Buchführungspflichtige haben für Bargeldbewegungen ein Kassenbuch zu führen, gegebenenfalls als Kassenberichte (AEAO zu § 146 Nr. 1.4).
- Ein sachverständiger Dritter muss jederzeit den Sollbestand mit dem Istbestand vergleichen können (AEAO zu § 146 Nr. 3.4).
- Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 AO).
- Der ursprüngliche Inhalt einer Eintragung muss feststellbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO, GoBD Rz. 58).
Den Abgleich von Soll und Ist erklärt der Eintrag zum Kassensturz. Wie du die offene Ladenkasse im Alltag führst, zeigt unser Ratgeber zur offenen Ladenkasse.
Für die Zukunft liegt dem Bundestag ein Gesetzentwurf zu Kassenaufzeichnungen vor (Drucksache 21/8867, Stand 10.11.2026).
Kassenbuch und elektronische Kasse
Wer eine elektronische Kasse nach § 146a AO nutzt, muss jeden Verkauf einzeln aufzeichnen. Die Ausnahme für den Verkauf an viele unbekannte Personen gilt dann nicht (§ 146 Abs. 1 AO).
Was am Ende jedes Tages passiert, beschreibt der Tagesabschluss. Die Regeln dahinter stehen in den GoBD.
Typische Fehler
Praxistipps, keine Messwerte.
- Einnahmen sammeln und später eintragen. Trag jeden Tag einzeln ein.
- Entnahmen ohne Beleg. Schreib für jede Entnahme und Einlage einen Eigenbeleg.
- Fehler überschreiben. Korrigiere so, dass der alte Eintrag lesbar bleibt.
- Nicht zählen. Ohne gezählten Endbestand fehlt die Grundlage für den Kassenbericht.
Häufige Fragen
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Laut AEAO zu § 146 Nr. 1.4 haben Buchführungspflichtige für Bargeldbewegungen ein Kassenbuch zu führen. Ob du buchführungspflichtig bist, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Wie führt man ein Kassenbuch?
Halte Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich fest (§ 146 Abs. 1 AO). Ein sachverständiger Dritter muss jederzeit Soll- und Istbestand vergleichen können (AEAO zu § 146 Nr. 3.4).
Ist ein Kassenbuch in Excel erlaubt?
§ 146 Abs. 5 AO erlaubt Datenträger, wenn das Verfahren ordnungsmäßig ist. Der ursprüngliche Inhalt einer Eintragung muss feststellbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO). Ob deine Datei das erfüllt, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Muss ein Kassenbuch handschriftlich geführt werden?
Das Gesetz lässt auch Datenträger zu (§ 146 Abs. 5 AO). Voraussetzung ist, dass das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht.
Quellen und Stand
- Ordnungsvorschriften: § 146 AO, Stand 10.11.2026.
- Kassenbuch und Kassenbericht: AEAO zu § 146, Nr. 1.4, 3.3 und 3.4, Amtliches AO-Handbuch 2026, Stand 10.11.2026.
- Unveränderbarkeit: GoBD Rz. 58, Amtliches AO-Handbuch 2026, Anhang 33. Gesetzentwurf: Bundestags-Drucksache 21/8867, Stand 10.11.2026.
- Das ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Dein nächster Schritt
Rechne als Nächstes einen Tag deiner Kasse mit dem Kassenbericht nach. Dann siehst du, ob Soll und Ist zusammenpassen.
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Autor und Prüfung
- René Ebert, Gründer & CEO. René hat Gastro Master 2021 mitgegründet, sein Fokus liegt auf Vertrieb und Marketing.
- Sanjaya Pattiyage, Gründer & CEO. Sanjaya hat mit 15 Jahren IT-Erfahrung das Bestellsystem von Gastro Master entwickelt.
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