Kurz erklärt
- Das Zählprotokoll hält das Ergebnis deines Kassensturzes Stück für Stück fest.
- Der Anwendungserlass zur AO nennt es ausdrücklich: nicht erforderlich, aber es erleichtert den Nachweis des Auszählens.
- Er verweist dazu auf den BFH-Beschluss vom 16.12.2016, Aktenzeichen X B 41/16.
- Ausgangspunkt des Kassenberichts bleibt der gezählte Kassenendbestand des Geschäftstages.
Praxisbeispiel: Zählprotokoll der kleinen Pizzeria
Rechenbeispiel mit angenommenen Werten. Abends zählt das Team der kleinen Pizzeria die Kasse. Das Ergebnis sind dieselben 1.240 € wie im Beispiel zum Kassenbuch.
| Geldsorte | Anzahl | Betrag |
|---|---|---|
| 50-Euro-Scheine | 6 | 300,00 € |
| 20-Euro-Scheine | 18 | 360,00 € |
| 10-Euro-Scheine | 24 | 240,00 € |
| 5-Euro-Scheine | 31 | 155,00 € |
| 2-Euro-Münzen | 40 | 80,00 € |
| 1-Euro-Münzen | 52 | 52,00 € |
| Kleingeld bis 50 Cent | gezählt | 53,00 € |
| Summe | 1.240,00 € |
Diese 1.240 € sind der gezählte Kassenendbestand. Mit ihm beginnt der Kassenbericht, aus dem du die Bareinnahmen des Tages ermittelst.
Zweites Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Im Restaurant aus dem Beispiel zum Kassensturz liegt das Soll bei 1.660 €. Gezählt werden 1.640 €, es fehlen 20 €. Mit Zählprotokoll lässt sich später nachvollziehen, wie die 1.640 € zustande kamen.
Ist ein Zählprotokoll Pflicht?
Der AEAO zu § 146 Nr. 3.3 beschreibt das Zählprotokoll als Auflistung der genauen Stückzahl vorhandener Geldscheine und Münzen. Laut dieser Stelle ist es nicht erforderlich, erleichtert jedoch den Nachweis des tatsächlichen Auszählens.
Ohne Einzelaufzeichnung sind die Bareinnahmen zumindest anhand eines Kassenberichts nachzuweisen. Dabei ist stets vom gezählten Kassenendbestand des jeweiligen Geschäftstages auszugehen (AEAO zu § 146 Nr. 3.3).
Bei einer Kassennachschau kann der Amtsträger einen Kassensturz verlangen (AEAO zu § 146b Nr. 1). Ein sachverständiger Dritter muss jederzeit Soll- und Istbestand vergleichen können (AEAO zu § 146 Nr. 3.4).
Zählprotokoll im Alltag
Praxistipp: Zähle zu zweit und am Ende jeder Schicht. Bewahre das Protokoll zusammen mit dem Kassenbericht des Tages auf.
Auch mit elektronischer Kasse zählst du das Bargeld selbst. Das Soll für Bargeld zeigt dir ein Kassensystem mit Auswertungen nach Zahlungsarten.
Wie du eine offene Ladenkasse insgesamt führst, zeigt unser Ratgeber zur offenen Ladenkasse. Was du bei einem Fehlbetrag tust, steht im Ratgeber zu Kassendifferenzen. Den Abschluss des Tages erklärt der Tagesabschluss.
Typische Fehler
Praxistipps, keine Messwerte.
- Nur die Summe notieren. Dann lässt sich ein Zählfehler später nicht mehr finden.
- Allein zählen. Zu zweit fallen Fehler eher auf.
- Kleingeld schätzen. Zähle auch Münzen oder wiege sie mit einer geeichten Münzwaage.
- Das Protokoll wegwerfen. Lege es mit dem Kassenbericht des Tages ab.
Häufige Fragen
Ist ein Zählprotokoll Pflicht?
Laut AEAO zu § 146 Nr. 3.3 ist es nicht erforderlich. Es erleichtert aber den Nachweis, dass die Kasse tatsächlich ausgezählt wurde.
Brauche ich ein Zählprotokoll bei der offenen Ladenkasse?
Vorgeschrieben ist es nicht, wohl aber der Kassenbericht mit dem gezählten Endbestand. Das Zählprotokoll belegt, wie du auf diesen Endbestand gekommen bist.
Gibt es eine Vorlage für das Zählprotokoll?
Eine Vorlage von uns gibt es noch nicht. Eine Tabelle mit Geldsorte, Anzahl und Betrag sowie Datum und Unterschrift reicht für den Anfang.
Wie hängen Kassenbericht und Zählprotokoll zusammen?
Der Kassenbericht startet mit dem gezählten Kassenendbestand. Das Zählprotokoll zeigt, aus welchen Scheinen und Münzen sich dieser Betrag zusammensetzt.
Quellen und Stand
- Zählprotokoll und Kassenbericht: AEAO zu § 146 Nr. 3.3 und 3.4, Amtliches AO-Handbuch 2026, dort mit Verweis auf BFH-Beschluss vom 16.12.2016, X B 41/16, Stand 10.11.2026.
- Kassensturz bei der Kassennachschau: AEAO zu § 146b Nr. 1, Stand 10.11.2026.
- Aufbau, Zählen zu zweit und Münzwaage sind Praxistipps. Produktangaben: Kassensystem.
- Das ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Dein nächster Schritt
Zähle als Nächstes deine Kasse einmal mit Zählprotokoll und vergleiche das Ergebnis mit dem Soll.
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Autor und Prüfung
- René Ebert, Gründer & CEO. René hat Gastro Master 2021 mitgegründet, sein Fokus liegt auf Vertrieb und Marketing.
- Sanjaya Pattiyage, Gründer & CEO. Sanjaya hat mit 15 Jahren IT-Erfahrung das Bestellsystem von Gastro Master entwickelt.
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