Was ist eine Kassennachschau?

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Definition

Eine Kassennachschau ist eine unangekündigte Prüfung der Kassenaufzeichnungen durch das Finanzamt im Betrieb. Sie ist in § 146b AO geregelt und keine Außenprüfung.

Kurz erklärt

  • Die Kassennachschau heißt im Gesetz Kassen-Nachschau und steht in § 146b der Abgabenordnung.
  • Sie findet ohne vorherige Ankündigung statt, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten.
  • Geprüft werden die Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben.
  • Dazu gehört auch der ordnungsgemäße Einsatz deiner elektronischen Kasse.
  • Die Kassennachschau ist keine Außenprüfung und gewährt kein Durchsuchungsrecht (AEAO zu § 146b Nr. 2 und 3).

Praxisbeispiel: Nachschau im Restaurant

Beispiel mit angenommenen Werten. Das Restaurant mit 60.000 € Nettoumsatz im Monat hat mittags geöffnet. Um 11:30 Uhr kommt eine Amtsträgerin des Finanzamts, ohne Termin.

  • Sie darf die Geschäftsräume betreten, weil es die üblichen Geschäftszeiten sind.
  • Für nicht öffentliche Räume wie die Küche muss sie sich ausweisen (AEAO zu § 146b Nr. 4).
  • Sie kann einen Kassensturz verlangen, also einen Abgleich von Soll und Ist (AEAO zu § 146b Nr. 1).
  • Sie kann die Kassenaufzeichnungen sehen und Unterlagen zur Kassenführung verlangen.
  • Sie kann die Daten der Kasse über die einheitliche digitale Schnittstelle anfordern.
  • Die Kosten dafür trägt laut Gesetz der Betrieb.

Schon vorher darf sie die Kasse im Gastraum ohne Ausweis beobachten, auch per Testkauf. Die Nachschau muss nicht am selben Tag folgen (AEAO zu § 146b Nr. 4). Wie der Soll-Ist-Abgleich funktioniert, zeigt der Eintrag zum Kassensturz.

Zweites Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Wie lange müssen die Kassenaufzeichnungen aufbewahrt werden? Aufzeichnungen nennt § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, die Frist beträgt zehn Jahre.

SchrittDatumGrundlage
Aufzeichnung15.03.2026Beispiel
Frist beginntEnde 2026§ 147 Abs. 4 AO
Frist endetEnde 2036§ 147 Abs. 3 AO

Welche Unterlagen gefragt sein können

Das Gesetz nennt Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen. Praxistipp: Halte in deiner Verfahrensdokumentation fest, welche Unterlagen das in deinem Betrieb sind.

Die einheitliche digitale Schnittstelle ist in § 4 KassenSichV beschrieben. Sie dient dem standardisierten Datenexport für Kassennachschau und Außenprüfung. Für Kassensysteme veröffentlicht das Bundeszentralamt für Steuern dazu die DSFinV-K.

Wie Bücher und Aufzeichnungen elektronisch zu führen sind, beschreiben die Grundsätze der GoBD. Wie das bei Bargeld aussieht, erklärt der Eintrag zum Kassenbuch.

Elektronische Kasse und Kassennachschau

Geprüft wird auch der ordnungsgemäße Einsatz des elektronischen Aufzeichnungssystems nach § 146a AO. § 146a Abs. 1 AO verlangt dafür eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, kurz TSE.

Mehr zur Sicherheitseinrichtung liest du in unserem Ratgeber zur TSE.

Typische Fehler

Praxistipps, keine Messwerte.

  • Unterlagen verstreut ablegen. Lege Kassenunterlagen so ab, dass du sie schnell findest.
  • Niemanden einweisen. Dein Team sollte wissen, wen es im Fall einer Nachschau anruft.
  • Den Datenexport nie ausprobieren. Frag vorher, wie du die Kassendaten bereitstellst.
  • Papier-Aufzeichnungen zu früh wegwerfen. Prüfe die Aufbewahrungsfrist nach § 147 AO.

Häufige Fragen

Was prüft das Finanzamt bei der Kassennachschau?

Laut § 146b AO die Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben. Dazu gehört auch der ordnungsgemäße Einsatz der elektronischen Kasse nach § 146a AO.

Wie läuft eine Kassennachschau ab?

Amtsträger kommen ohne Ankündigung während der Geschäftszeiten. Sie können Unterlagen verlangen, Auskünfte einholen und Kassendaten über die digitale Schnittstelle anfordern.

Gibt es die Kassennachschau auch bei einer offenen Ladenkasse?

§ 146b AO nennt allgemein die Aufzeichnungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben, nicht nur elektronische Kassen. Bei einer elektronischen Kasse wird zusätzlich ihr ordnungsgemäßer Einsatz geprüft.

Gibt es ein Bußgeld bei der Kassennachschau?

Ordnungswidrig handelt nach § 379 Abs. 1 AO, wer vorsätzlich oder leichtfertig eine elektronische Kasse nicht richtig verwendet oder schützt. Voraussetzung ist, dass er dadurch ermöglicht, Steuern zu verkürzen. Dann ist eine Geldbuße bis zu 25.000 Euro möglich (§ 379 Abs. 6 AO).

Quellen und Stand

Dein nächster Schritt

Prüfe als Nächstes, ob du deine Kassenunterlagen und die Daten deiner Kasse sofort vorlegen könntest.

Zum Kassensystem

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Autor und Prüfung

  • René Ebert, Gründer & CEO. René hat Gastro Master 2021 mitgegründet, sein Fokus liegt auf Vertrieb und Marketing.
  • Sanjaya Pattiyage, Gründer & CEO. Sanjaya hat mit 15 Jahren IT-Erfahrung das Bestellsystem von Gastro Master entwickelt.

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