Kassendifferenz Gastronomie: Wer zahlt und was das Gesetz sagt

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18:30 Uhr, die Schicht ist zu Ende, die Kasse wird gezählt — und plötzlich fehlen 35 Euro. Wer kommt jetzt dafür auf? Die schnelle, überraschende Antwort…

Was ist eine Kassendifferenz?

Eine Kassendifferenz ist die Abweichung zwischen dem tatsächlichen Kassenbestand (Ist) und dem Betrag, der laut Kassensystem in der Kasse sein müsste (Soll). Man unterscheidet zwei Fälle:

Häufige Fragen

Wer zahlt bei einer Kassendifferenz in der Gastronomie?

Bei einer Kassendifferenz zahlt nicht automatisch der Mitarbeiter. Laut § 619a BGB liegt die Beweislast beim Arbeitgeber: Er muss nachweisen, dass der Mitarbeiter schuldhaft gehandelt hat. Bei leichter Fahrlässigkeit trägt der Arbeitnehmer gar keine Kosten. Bei mittlerer Fahrlässigkeit teilen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Last anteilig. Nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz kann der Arbeitnehmer vollständig haftbar gemacht werden.

Darf der Arbeitgeber Kassendifferenzen vom Lohn abziehen?

Nein — ein einseitiger Lohnabzug wegen Kassendifferenzen ist nach § 394 BGB verboten. Ohne schriftliche Einwilligung des Mitarbeiters darf der Arbeitgeber keine Beträge einbehalten, auch wenn ein Fehlbetrag nachgewiesen ist. Erst nach einer arbeitsrechtlichen Einigung, einer gültigen Mankoabrede mit Mankoprämie oder einem gerichtlichen Urteil kann ein Abzug rechtmäßig erfolgen. Einseitige Abzüge berechtigen den Mitarbeiter zur Lohnklage.

Was ist eine Mankoabrede und ist sie in der Gastronomie zulässig?

Eine Mankoabrede ist eine vertragliche Klausel, durch die ein Mitarbeiter verpflichtet wird, für Kassendifferenzen (das sogenannte „Manko") zu haften. Sie ist grundsätzlich zulässig, aber nur wenn der Arbeitnehmer dafür eine Mankoprämie erhält — in der Praxis oft ein zusätzlicher Stundenlohn pro Schicht. Eine Mankoabrede ohne Gegenleistung ist laut Bundesarbeitsgericht unwirksam. Außerdem ist der maximal einbehaltbare Betrag gesetzlich begrenzt.

Wie hoch darf eine Kassendifferenz sein, bevor der Mitarbeiter haftet?

Eine feste gesetzliche Grenze gibt es nicht — entscheidend ist der Grad der Fahrlässigkeit, nicht die Höhe des Fehlbetrags. Auch ein kleiner Fehlbetrag kann zur Haftung führen, wenn der Mitarbeiter grob fahrlässig gehandelt hat (z. B. Kasse unbeaufsichtigt gelassen). Umgekehrt muss ein großer Fehlbetrag nicht automatisch bezahlt werden, wenn nur leichte Fahrlässigkeit vorliegt. Grundregel: Ohne Verschuldensnachweis des Arbeitgebers → keine Haftung des Mitarbeiters.

Wie dokumentiere ich Kassendifferenzen korrekt?

Eine korrekte Dokumentation umfasst drei Schritte: Erstens das Zählprotokoll — nach jeder Schicht den Kassenstand per Vier-Augen-Prinzip zählen und schriftlich festhalten. Zweitens den Eintrag ins Kassenbuch — jede Differenz mit Datum, Betrag und Kassier-Name (§ 146 AO, GoBD-konform). Drittens das Klärungsgespräch — innerhalb von 24 Stunden mit dem betroffenen Mitarbeiter führen und schriftlich dokumentieren. TSE-Kassen protokollieren Differenzen automatisch digital und erleichtern die GoBD-konforme Buchführung.