Personalplanung Gastronomie: Dienstplan erstellen + ArbZG [2026]
Von René Ebert & Sanjaya Pattiyage · · 9 Min. Lesezeit · migrations-altsite
Gute Personalplanung ist in der Gastronomie der Unterschied zwischen einem eingespielten Team und ständigem Chaos im Service. Wer zu knapp plant, überlastet…
Wie viel Personal braucht mein Restaurant?
Wie viel Personal du brauchst, ergibt sich aus deinen Öffnungsstunden, der Mindestbesetzung pro Schicht und den Stoßzeiten — nicht aus dem Bauchgefühl. Am Ende steht eine konkrete Zahl an Vollzeitstellen, mit der du planen und kalkulieren kannst.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich einen Dienstplan in der Gastronomie?
Einen Dienstplan in der Gastronomie erstellst du in fünf Schritten: Zuerst analysierst du die Umsatz- und Gästemuster, um die echten Stoßzeiten zu kennen. Dann definierst du Schichtblöcke mit Mindestbesetzung, ordnest das Personal unter Berücksichtigung von Verträgen und Wünschen zu, veröffentlichst den Plan mit mindestens 14 Tagen Vorlauf und kommunizierst Änderungen transparent. Wichtig ist die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes — vor allem 11 Stunden Ruhezeit zwischen Schichten und die vorgeschriebenen Pausen.
Was muss ich beim Dienstplan in Bezug auf das ArbZG beachten?
Beim Dienstplan gelten drei zentrale ArbZG-Regeln: Die tägliche Arbeitszeit beträgt maximal 8 Stunden, verlängerbar auf 10 Stunden bei Ausgleich innerhalb von 6 Monaten (§ 3). Zwischen zwei Schichten müssen 11 zusammenhängende Stunden Ruhezeit liegen (§ 5). Pausen betragen mindestens 30 Minuten bei 6 bis 9 Stunden Arbeit und 45 Minuten bei über 9 Stunden (§ 4). Sonn- und Feiertagsarbeit ist in der Gastronomie erlaubt (§ 10), erfordert aber einen Ersatzruhetag.
Wie viel Personal brauche ich für ein Restaurant?
Den Personalbedarf berechnest du mit der Formel: Öffnungsstunden × Mindestbesetzung plus Stoßzeit × Extra-Kräfte ergibt die Wochenstunden, geteilt durch 40 die Vollzeitstellen. Beispiel: 60 Öffnungsstunden × 3 Personen plus 20 Stoßzeit-Stunden × 2 Extra ergibt 220 Wochenstunden, also 5,5 Vollzeitstellen. Dazu kommt eine Reserve für Urlaub und Krankheit. Als Kontrollwert sollten die gesamten Personalkosten bei 30 bis 40 Prozent des Nettoumsatzes liegen (DEHOGA-Richtwert).
Was ist der Faktor 4 in der Gastronomie?
Der Faktor 4 ist eine Faustregel für durchgehend besetzte Positionen. Eine Stelle, die während der gesamten Öffnungszeit über eine 7-Tage-Woche besetzt sein muss, lässt sich nicht von einer einzigen Person abdecken — wegen freier Tage, Urlaub und Krankheit. In der Praxis brauchst du rund vier Mitarbeiter, um eine solche Dauerposition zuverlässig zu bespielen. Der Faktor hilft dir, Schlüsselpositionen wie Küche oder Theke nicht zu knapp zu planen und teure Notlösungen zu vermeiden.
Welche Software eignet sich für die Personalplanung in der Gastronomie?
Für kleine Teams reicht Excel oder Google Sheets kostenlos aus, allerdings ohne automatische ArbZG-Prüfung. Ab etwa 10 bis 15 Beschäftigten lohnen sich spezialisierte Tools wie Gastromatic (ca. 80 €/Monat), Shyftplan (ca. 50 €/Monat) oder Personio (ca. 90 €/Monat). Gute Software prüft Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten automatisch, führt Stundenkonten, bietet Tausch- und Wunschfunktionen per App und exportiert die Daten zur Lohnabrechnung. Die Preise hängen von Mitarbeiterzahl und Paket ab. Stand des Artikels: August 2026. Gesetzesangaben nach ArbZG und aktuellem Mindestlohn, Kostenrichtwerte laut DEHOGA — maßgeblich sind die jeweils gültigen Gesetze und aktuellen Angaben. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.