Kurz erklärt
- Aus der Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens ersichtlich sein (GoBD Rz. 151).
- Ein sachverständiger Dritter muss sie in angemessener Zeit nachprüfen können.
- Änderungen müssen historisch nachvollziehbar sein, etwa durch Versionen und eine Änderungshistorie (Rz. 154).
- Bei einer Kassennachschau können Organisationsunterlagen zur Kassenführung verlangt werden (§ 146b Abs. 2 AO).
Praxisbeispiel: Verfahrensdokumentation der Kasse in der kleinen Pizzeria
Beispiel mit angenommenen Werten. So könnten die vier Teile für die Kasse der kleinen Pizzeria aussehen.
| Bestandteil | Beispiel aus der Pizzeria |
|---|---|
| Allgemeine Beschreibung | Welche Kasse, wer kassiert, wie Bargeld und Karte ablaufen |
| Anwenderdokumentation | Bedienung, Storno-Regeln, Ablauf beim Tagesabschluss |
| Technische Systemdokumentation | Unterlagen des Herstellers zu Kasse und TSE |
| Betriebsdokumentation | Wer Updates einspielt, wie Daten gesichert werden |
Zweites Beispiel mit angenommenen Werten: Im Restaurant ändert sich 2026 dreimal etwas an der Kasse. Jede Änderung bekommt eine eigene Version.
| Version | Datum | Änderung |
|---|---|---|
| 1.0 | 01.02.2026 | Kasse eingerichtet |
| 1.1 | 15.06.2026 | Neues Kartenterminal |
| 1.2 | 01.10.2026 | Zweite Kasse an der Theke |
So bleiben Änderungen historisch nachvollziehbar, wie es Rz. 154 verlangt.
Was passiert, wenn sie fehlt
GoBD Rz. 155 betrifft eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation. Beeinträchtigt sie die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor. Gemeint ist ein Mangel, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt laut Rz. 152 den organisatorisch und technisch gewollten Prozess. Die Regeln dafür stehen in den GoBD.
Verfahrensdokumentation und Kasse
Bei einer Kassennachschau musst du auf Verlangen die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen vorlegen. Das steht in § 146b Abs. 2 AO.
Wie Kassendaten für Prüfungen exportiert werden, beschreibt die DSFinV-K. Den Ablauf am Ende des Tages erklärt der Tagesabschluss.
Praxistipp: Für die technische Systemdokumentation helfen dir die Unterlagen deines Kassenanbieters.
Typische Fehler
Praxistipps, keine Messwerte.
- Einmal schreiben und vergessen. Pflege die Dokumentation bei jeder Änderung an der Kasse.
- Nur Herstellerunterlagen ablegen. Beschreibe auch, wie dein Team die Kasse wirklich nutzt.
- Keine Versionen führen. Datum und Änderung gehören zu jedem Stand.
- Die Dokumentation verstreut ablegen. Lege sie so ab, dass du sie bei einer Prüfung schnell findest.
Häufige Fragen
Ist eine Verfahrensdokumentation Pflicht?
Die GoBD sagen in Rz. 151: Für jedes DV-System muss eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein. Wie das für deinen Betrieb aussieht, klärst du mit deiner Steuerberatung.
Brauche ich eine Verfahrensdokumentation für die Kasse?
Rz. 151 verlangt sie für jedes DV-System. Bei einer Kassennachschau können außerdem die Organisationsunterlagen zur Kassenführung verlangt werden (§ 146b Abs. 2 AO).
Gibt es ein Muster für die Verfahrensdokumentation?
Die GoBD nennen in Rz. 153 die vier üblichen Bestandteile. Daran kannst du deine eigene Dokumentation ausrichten, am besten gemeinsam mit deiner Steuerberatung.
Muss ich die Verfahrensdokumentation bei der Kassennachschau vorlegen?
Das Gesetz nennt die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen. Diese musst du auf Verlangen vorlegen (§ 146b Abs. 2 AO).
Quellen und Stand
- Verfahrensdokumentation: GoBD Rz. 151 bis 155, Amtliches AO-Handbuch 2026, Anhang 33, Fassung vom 14.07.2025 (BMF-Schreiben), Stand 10.11.2026.
- Vorlage bei der Kassennachschau: § 146b AO, Stand 10.11.2026.
- Die Inhalte im Beispiel sind Annahmen zur Veranschaulichung.
- Das ist eine allgemeine Information und keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Dein nächster Schritt
Schreib als Nächstes auf, wer in deinem Betrieb wie kassiert. Das ist der erste Teil deiner Verfahrensdokumentation.
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Autor und Prüfung
- René Ebert, Gründer & CEO. René hat Gastro Master 2021 mitgegründet, sein Fokus liegt auf Vertrieb und Marketing.
- Sanjaya Pattiyage, Gründer & CEO. Sanjaya hat mit 15 Jahren IT-Erfahrung das Bestellsystem von Gastro Master entwickelt.
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