Kurz erklärt
- Den Bewirtungsbeleg füllt der Gast aus, der bewirtet, nicht das Restaurant.
- Das Restaurant liefert die Rechnung, die dem Bewirtungsbeleg beigefügt wird.
- Bei einer elektronischen Kasse zählt nur eine Rechnung, die mit TSE abgesichert ist.
- Abziehbar sind höchstens 70 Prozent der angemessenen Aufwendungen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).
Praxisbeispiel: Geschäftsessen im Restaurant
Rechenbeispiel mit angenommenen Werten. Vier Gäste einer Firma essen für 186,40 € brutto, wie im Beispiel zur Quittung. Die Firma notiert auf dem Bewirtungsbeleg Anlass und Teilnehmer. Wir nehmen an, dass sie die Vorsteuer abzieht, und rechnen deshalb netto.
| Posten | Betrag | Rechnung |
|---|---|---|
| Aufwand netto | 168,36 € | 116,26 € + 52,10 € |
| Davon abziehbar, 70 % | 117,85 € | 168,36 € × 0,7 |
| Nicht abziehbar, 30 % | 50,51 € | 168,36 € − 117,85 € |
Die Rechnung liegt unter 250 €, sie ist also eine Kleinbetragsrechnung. Laut BMF-Schreiben braucht sie Name und Anschrift des Restaurants, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung, Tag der Bewirtung und Rechnungsbetrag (Rn. 3 bis 8).
Zweites Rechenbeispiel mit angenommenen Werten: Sechs Personen, darunter vier Kunden, essen für 1.284 € brutto. Davon sind 856,00 € Speisen mit 7 % und 428,00 € Getränke mit 19 %.
| Posten | Netto | Rechnung |
|---|---|---|
| Speisen, 7 % | 800,00 € | 856,00 € ÷ 1,07 |
| Getränke, 19 % | 359,66 € | 428,00 € ÷ 1,19 |
| Davon abziehbar, 70 % | 811,76 € | 1.159,66 € × 0,7 |
Über 250 € braucht die Rechnung zusätzlich Steuernummer, Rechnungsnummer und den Namen des Bewirtenden (Rn. 9 bis 12). Die Grenze von 70 % gilt auch für den Anteil der teilnehmenden Gastgeber (R 4.10 Abs. 6 Satz 7 EStR).
Was das Restaurant liefern muss
Mit elektronischer Kasse werden nur maschinell erstellte, elektronisch aufgezeichnete und mit TSE abgesicherte Rechnungen anerkannt. Handschriftliche oder nur maschinell erstellte Belege reichen nicht (BMF-Schreiben, Rn. 13).
Die Leistung muss im Einzelnen bezeichnet sein. Die Angabe „Speisen und Getränke“ mit Gesamtsumme reicht nicht, „Menü 1“ oder „Tagesgericht 2“ sind dagegen nicht zu beanstanden (Rn. 6).
Ein Trinkgeld kann auf der Rechnung ausgewiesen werden (Rn. 8). Mehr dazu steht in unserem Ratgeber zum Bewirtungsbeleg.
Bewirtungsbeleg, Quittung und Kassenbon
| Beleg | Wer stellt ihn aus | Wofür |
|---|---|---|
| Bewirtungsbeleg | Der bewirtende Gast | Nachweis für den Betriebsausgabenabzug |
| Rechnung oder Kassenbon | Das Restaurant | Abrechnung der Leistung |
| Quittung | Wer das Geld bekommt | Bestätigung der Zahlung |
Digitale Belege gehen auch, wenn der Eigenbeleg eindeutig der Rechnung zugeordnet ist (Rn. 18 bis 22). Die Regeln dazu beschreiben die GoBD.
Anders ist es bei den eigenen Mitarbeitern. Nicht geschäftlich, sondern allgemein betrieblich veranlasst ist ausschließlich die Bewirtung von Arbeitnehmern des bewirtenden Unternehmens. Dieser Teil ist unbegrenzt abziehbar, etwa bei einem Betriebsfest (R 4.10 Abs. 7 EStR).
Typische Fehler
Praxistipps, keine Messwerte.
- Nur „Speisen und Getränke“ auf die Rechnung schreiben. Die Leistung muss einzeln bezeichnet sein.
- Anlass und Teilnehmer vergessen. Ohne diese Angaben fehlt der Nachweis.
- Den Eigenbeleg nicht unterschreiben. Die Unterschrift gehört zum Bewirtungsbeleg.
Häufige Fragen
Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?
Ort, Tag, Teilnehmer, Anlass und Höhe der Aufwendungen. Im Restaurant genügen Anlass und Teilnehmer, die Rechnung ist beizufügen (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG).
Wer muss den Bewirtungsbeleg unterschreiben?
Der Steuerpflichtige, der bewirtet. Das BMF-Schreiben nennt den Eigenbeleg ausdrücklich als vom Steuerpflichtigen zu unterschreiben (Rn. 1).
Ab wann braucht man einen Bewirtungsbeleg?
Eine Untergrenze nennt das Gesetz nicht. Über 250 € gelten für die Rechnung zusätzliche Angaben.
Muss ein Restaurant einen Bewirtungsbeleg ausstellen?
Den Eigenbeleg erstellt der Gast. Das Restaurant stellt die Rechnung aus, bei elektronischer Kasse als TSE-gesicherten Beleg nach § 146a AO.
Quellen und Stand
- Bewirtungsaufwendungen: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG, Stand 10.11.2026.
- Nachweis: BMF-Schreiben vom 19.11.2025, GZ IV C 6 - S 2145/00026/005/033. Es ersetzt das Schreiben vom 30.06.2021, das für Bewirtungen bis 31.12.2024 weiter gilt. Geprüft am 10.11.2026.
- Geschäftlicher und betrieblicher Anlass: R 4.10 Abs. 6 und 7 EStR, Amtliches Einkommensteuer-Handbuch 2025, geprüft am 10.11.2026.
- Belegausgabe: § 146a AO. Beträge im Beispiel sind Annahmen. Das ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung.
Dein nächster Schritt
Prüfe als Nächstes eine Rechnung deiner Kasse: Stehen Tag, Leistungen einzeln und TSE-Angaben darauf?
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Autor und Prüfung
- René Ebert, Gründer & CEO. René hat Gastro Master 2021 mitgegründet, sein Fokus liegt auf Vertrieb und Marketing.
- Sanjaya Pattiyage, Gründer & CEO. Sanjaya hat mit 15 Jahren IT-Erfahrung das Bestellsystem von Gastro Master entwickelt.
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