Was ist ein Bewirtungsbeleg? Ein Bewirtungsbeleg ist ein maschinell erstelltes Dokument, das Geschäftsessen steuerlich nachweist. Gastronomen müssen ihn auf Anfrage ausstellen. Gäste brauchen ihn, um 70 % der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe abzusetzen (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG).
Für deine Gäste ist der Bewirtungsbeleg bares Geld — für dich als Gastronom eine Pflicht, die dein Kassensystem sauber erfüllen muss. Wer die Regeln kennt, stellt in Sekunden einen gültigen Beleg aus und macht seine Geschäftskunden zu Stammgästen. Dieser Artikel erklärt beide Seiten: welche 7 Angaben Pflicht sind, was dein Kassenbon drucken muss, wie die 70-Prozent-Regelung funktioniert — plus eine kostenlose Vorlage zum Ausdrucken.
Was ist ein Bewirtungsbeleg? (Definition)
Ein Bewirtungsbeleg ist der steuerliche Nachweis für ein Geschäftsessen. Er belegt gegenüber dem Finanzamt, dass eine Bewirtung aus geschäftlichem Anlass stattgefunden hat — und ermöglicht dem Gastgeber, einen Teil der Kosten als Betriebsausgabe abzusetzen.
Der Unterschied zur normalen Restaurantrechnung liegt im Detail: Eine gewöhnliche Rechnung listet nur Speisen, Getränke und Betrag. Ein Bewirtungsbeleg braucht zusätzlich den Anlass der Bewirtung, die Teilnehmer und die Unterschrift des Gastgebers. Diese Angaben ergänzt der Gast selbst — meist handschriftlich auf oder an der maschinell erstellten Rechnung.
Wer braucht ihn? Jeder, der geschäftlich bewirtet: Unternehmer, Selbstständige, Außendienstmitarbeiter, Geschäftsführer. Und damit indirekt auch jeder Gastronom, denn genau diese Gäste erwarten von dir eine Rechnung, die als Bewirtungsbeleg taugt.
Steuerlich unterscheidet das Finanzamt zwei Formen der Bewirtung, und der Unterschied entscheidet über die Höhe des Abzugs. Bei der geschäftlichen Bewirtung lädt ein Unternehmer Geschäftspartner, Kunden oder Lieferanten ein — hier greift die 70-Prozent-Regel. Bei der betrieblichen Bewirtung bewirtet der Betrieb ausschließlich eigene Mitarbeiter, etwa bei einer internen Besprechung — diese Kosten sind zu 100 % abzugsfähig. Für deine Gäste ist das wichtig zu wissen, weil sie den Anlass entsprechend genau angeben müssen: Der Anlass entscheidet, welche Regel gilt.
Diese 7 Angaben muss ein Bewirtungsbeleg enthalten
| # | Pflichtangabe | Details |
|---|---|---|
| 1 | Name + Anschrift des Restaurants | Vollständig, maschinell gedruckt |
| 2 | Datum der Bewirtung | Maschinell (kein Stempel, keine Handschrift) |
| 3 | Ort der Bewirtung | Restaurantname reicht |
| 4 | Teilnehmer | Bis 250 €: alle außer Gastgeber / Über 250 €: alle inkl. Gastgeber |
| 5 | Anlass der Bewirtung | Konkret! Nicht „Geschäftsessen" — z. B. „Jahresgespräch Lieferant Müller GmbH" |
| 6 | Art + Menge der Speisen/Getränke | Einzelpositionen, keine Sammelbuchung |
| 7 | Unterschrift des Gastgebers | Handschriftlich auf dem Beleg |
Zusatz bei über 250 Euro: zusätzlich Name und Anschrift des Gastgebers sowie die USt-IdNr. des Restaurants.
Wichtig für die Praxis: Die Angaben 1 bis 3 und 6 muss dein Kassensystem automatisch drucken. Die Angaben 4, 5 und 7 trägt der Gast selbst nach. Je besser dein Bon vorbereitet ist, desto weniger Ärger hat dein Gast später mit dem Finanzamt.
Als Gastronom: Was muss dein Kassensystem auf der Rechnung drucken?
Hier liegt deine eigentliche Verantwortung. Als Restaurant bist du auf Anfrage verpflichtet, eine GoBD-konforme Rechnung auszustellen, die als Bewirtungsbeleg dient. Handschriftliche Belege reichen in der Regel nicht — die Rechnung muss maschinell aus deinem Kassensystem kommen. Ein sauber konfigurierter GoBD-konformer Kassenbon erspart dir und deinen Gästen die häufigsten Beanstandungen.
Checkliste: 9 Punkte für eine GoBD-konforme Gastro-Rechnung
☐ Vollständiger Restaurantname + Adresse ☐ Rechnungsnummer (fortlaufend, lückenlos) ☐ Datum und Uhrzeit ☐ Einzelpositionen (keine Sammelbuchungen wie „Speisen 45 €") ☐ Getrennte Steuersätze (7 % und 19 %) ☐ Gesamtbetrag inkl. MwSt ☐ Bei über 250 €: USt-IdNr. des Restaurants ☐ TSE-Prüfwert (Pflicht seit 2020, § 146a AO) ☐ Seriennummer der TSE
Die letzten beiden Punkte ergeben sich aus der Kassenpflicht in der Gastronomie: Seit 2020 muss jede elektronische Kasse mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) abgesichert sein, spätestens 2021 galt das flächendeckend. TSE-Prüfwert und Seriennummer gehören seitdem auf jeden Bon.
Besonders wichtig ist der Punkt mit den Einzelpositionen. Eine Sammelbuchung wie „Speisen und Getränke 87 €" ist zwar bequem, macht den Beleg für deinen Gast aber wertlos: Das Finanzamt verlangt, dass jede Speise und jedes Getränk einzeln mit Art und Menge ausgewiesen ist. Nur so lässt sich prüfen, ob wirklich bewirtet und nicht etwa ein Warengutschein gekauft wurde. Ein Kassensystem, das jede Position sauber auf den Bon druckt, erspart deinen Geschäftskunden also die Rückfrage — und dir den Ärger, eine Rechnung nachträglich korrigieren zu müssen.
MwSt-Sätze 2026 im Überblick
| Leistung | Steuersatz 2026 |
|---|---|
| Speisen im Restaurant (vor Ort) | 19 % |
| Speisen zum Mitnehmen / Lieferung | 7 % |
| Getränke (Wasser, Säfte, Bier) | 19 % |
| Alkoholfreie Getränke zum Mitnehmen | 7 % |
| Trinkgeld an Bedienung (direkt) | 0 % (steuerfrei) |
| Trinkgeld über Inhaber abgerechnet | 19 % |
Seit dem 01.01.2024 gilt für Speisen, die im Restaurant vor Ort verzehrt werden, wieder der volle Satz von 19 %. Die vergünstigte 7-Prozent-Ausnahme aus der Corona-Phase ist endgültig ausgelaufen. Für das Außer-Haus-Geschäft bleibt es beim ermäßigten Satz von 7 %. Getrennte Steuersätze auf dem Beleg sind deshalb kein Detail, sondern Pflicht — sonst kann dein Gast die Vorsteuer nicht korrekt geltend machen.
Die 70-Prozent-Regelung erklärt (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG)
Das Kernstück für deine Gäste. Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG gilt:
- 70 % der Bewirtungskosten sind als Betriebsausgabe absetzbar
- 30 % sind nicht abzugsfähig
- Die enthaltene Vorsteuer (MwSt) ist zu 100 % absetzbar
- Trinkgeld: 70 % bei geschäftlichem Anlass, 100 % bei rein betrieblicher Bewirtung (z. B. eigene Mitarbeiter)
Der Gedanke dahinter: Der Gesetzgeber unterstellt bei Geschäftsessen einen privaten Genussanteil und lässt deshalb nur 70 % der Nettokosten zum Abzug zu. Die Umsatzsteuer bleibt davon unberührt und ist voll als Vorsteuer abziehbar.
Praxisbeispiel: Pizzeria Milano
Geschäftsessen für 4 Personen, Rechnung 87,00 € (inkl. 19 % MwSt), Trinkgeld 8,00 €.
- Absetzbare Betriebsausgabe: 87 € × 70 % = 60,90 €
- Vorsteuer: der MwSt-Anteil der Rechnung ist voll absetzbar
- Trinkgeld: 8 € × 70 % = 5,60 € (bei geschäftlichem Anlass)
Für Gastronomen ist das ein starkes Verkaufsargument gegenüber Geschäftskunden: Ein sauberer Beleg macht rund zwei Drittel der Rechnung steuerlich absetzbar. Wer wissen will, wie sich Steuersätze und Kosten auf die eigenen Preise auswirken, findet die Grundlagen in unserem Beitrag zur Gastronomie Preiskalkulation.
Bewirtungsbeleg über 250 Euro — was ändert sich?
Die entscheidende Grenze liegt bei 250 Euro brutto:
- Bis 250 € (brutto): Es gelten vereinfachte Anforderungen. Der Name des Gastgebers muss nicht auf dem Beleg stehen — die Teilnehmerliste ohne Gastgeber und die übrigen Pflichtangaben reichen.
- Über 250 €: Es gelten die vollen Pflichtangaben. Zusätzlich müssen Name und Anschrift des Gastgebers sowie die USt-IdNr. des Restaurants auf dem Beleg stehen.
Diese 250-Euro-Marke ist die Kleinbetragsgrenze für Rechnungen nach § 33 UStDV. Unterhalb davon darf eine Rechnung vereinfacht ausgestellt werden, oberhalb greifen die strengeren Regeln. Als Gastronom solltest du dein Kassensystem so einstellen, dass es ab 250 Euro automatisch die USt-IdNr. mit ausdruckt.
Zwei kurze Szenarien zeigen, warum die Grenze in der Praxis so wichtig ist:
- Szenario A — Rechnung 210 €: Ein Berater lädt zwei Kunden zum Mittagessen ein. Die Rechnung bleibt unter 250 Euro. Es reichen die vereinfachten Angaben — Teilnehmer (ohne Gastgeber), Anlass und Unterschrift auf dem maschinellen Bon. Kein Gastgebername, keine USt-IdNr. nötig.
- Szenario B — Rechnung 320 €: Dieselbe Runde bestellt zusätzlich Getränke und Nachspeisen, die Rechnung überschreitet 250 Euro. Jetzt müssen Name und Anschrift des Gastgebers sowie die USt-IdNr. des Restaurants auf dem Beleg stehen. Fehlt eine dieser Angaben, kann das Finanzamt den kompletten Abzug streichen.
Ein häufiger Irrtum: Manche Gäste teilen die Rechnung bewusst auf, um unter der 250-Euro-Grenze zu bleiben. Das ist nicht nötig und kann bei einer Prüfung als künstliche Aufteilung gewertet werden. Sauberer ist eine vollständige Rechnung mit allen Angaben — die dein Kassensystem ohnehin automatisch liefern sollte.
Bewirtungsbeleg Vorlage — kostenlos zum Ausdrucken
Diese Vorlage ausdrucken und beim Geschäftsessen mitnehmen. Sie ergänzt die maschinelle Restaurantrechnung um die Angaben, die der Gastgeber selbst nachtragen muss:
| Feld | Eintrag |
|---|---|
| Restaurant | ____________________________ |
| Adresse | ____________________________ |
| Datum | ____________________________ |
| Ort der Bewirtung | ____________________________ |
| Teilnehmer (Name, Firma) | ____________________________ |
| Anlass der Bewirtung | ____________________________ |
| Rechnungsbetrag (brutto) | ____________________________ |
| Trinkgeld | ____________________________ |
| Unterschrift Gastgeber | ____________________________ |
Wichtig: Diese Vorlage ersetzt nicht die Rechnung, sondern ergänzt sie. Heften Sie den ausgefüllten Zettel immer an die maschinell erstellte Restaurantrechnung — nur beide zusammen ergeben einen vollständigen Bewirtungsbeleg.
Bewirtungsbeleg aufbewahren — GoBD, 10 Jahre und der digitale Beleg
Ein gültiger Bewirtungsbeleg muss nicht nur richtig ausgestellt, sondern auch korrekt aufbewahrt werden. Als Buchungsbeleg unterliegt er der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO). Der Gast bewahrt ihn für seine Buchhaltung auf — du als Gastronom archivierst die Kassendaten zur ausgestellten Rechnung GoBD-konform über die TSE und dein Kassensystem.
Für 2026 wird der digitale Bewirtungsbeleg zunehmend zum Standard. Das Bundesfinanzministerium erkennt elektronische Belege ausdrücklich an — vorausgesetzt, die Rechnung stammt aus einem zertifizierten Kassensystem und die geschäftlichen Zusatzangaben (Teilnehmer, Anlass) werden ebenfalls elektronisch und unveränderbar erfasst. Für die Aufbewahrung gilt dann: Ein Papierbeleg, der digitalisiert und revisionssicher gespeichert wird, muss im Original nicht zusätzlich aufgehoben werden.
Praktisch heißt das für dich: Je besser dein Kassensystem die Pflichtangaben schon beim Druck erfasst, desto einfacher wird für deine Geschäftskunden die digitale Weiterverarbeitung — etwa das Abfotografieren und Hochladen in ein Buchhaltungstool. Ein unvollständiger oder unleserlicher Bon ist dagegen die häufigste Ursache dafür, dass ein Beleg beim Gast nicht anerkannt wird.
Häufige Fehler beim Bewirtungsbeleg
- Anlass zu ungenau — „Geschäftsessen" oder „Besprechung" reicht dem Finanzamt nicht. Der Anlass muss konkret sein, etwa „Jahresgespräch mit Lieferant Müller GmbH".
- Handschriftliches Datum nachgetragen — Das Datum muss maschinell aus der Kasse kommen. Ein von Hand ergänztes Datum wird oft nicht akzeptiert.
- Trinkgeld vergessen zu notieren — Trinkgeld ist mit absetzbar, geht aber verloren, wenn es nicht auf dem Beleg vermerkt oder separat quittiert ist.
- Sammelbuchung statt Einzelpositionen — „Speisen und Getränke 87 €" genügt nicht; jede Position muss einzeln auf der Rechnung stehen.
- Bei über 250 € den eigenen Namen vergessen — Über der Kleinbetragsgrenze müssen Name und Anschrift des Gastgebers zwingend auf dem Beleg stehen.
Häufige Fragen zum Bewirtungsbeleg
Was muss auf einem Bewirtungsbeleg stehen?
Ein Bewirtungsbeleg braucht 7 Pflichtangaben: Name und Adresse des Restaurants, Datum, Ort, Teilnehmer, Anlass, Art der Speisen/Getränke und die Unterschrift des Gastgebers. Bei Rechnungen über 250 Euro kommen Name, Adresse und USt-IdNr. des Gastgebers hinzu.
Was ist die 70-Prozent-Regelung beim Bewirtungsbeleg?
Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG können Unternehmen 70 % der Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass als Betriebsausgabe absetzen. Die restlichen 30 % sind nicht abzugsfähig. Die enthaltene Umsatzsteuer ist jedoch zu 100 % als Vorsteuer abziehbar.
Muss ein Restaurant einen Bewirtungsbeleg ausstellen?
Ja, Restaurants sind auf Anfrage verpflichtet, eine GoBD-konforme Rechnung auszustellen, die als Bewirtungsbeleg dient. Die Rechnung muss maschinell erstellt sein — handschriftliche Belege reichen in der Regel nicht aus.
Was gilt bei einem Bewirtungsbeleg über 250 Euro?
Übersteigt der Rechnungsbetrag 250 Euro brutto, müssen zusätzlich Name und Anschrift des Gastgebers sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Restaurants auf dem Beleg stehen.
Wie wird Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg behandelt?
Trinkgeld kann zu 70 % als Betriebsausgabe abgesetzt werden (bei geschäftlicher Bewirtung). Bei rein betrieblicher Bewirtung (z. B. Mitarbeitertreffen) sind es 100 %. Am besten lässt du das Trinkgeld vom Restaurant auf der Rechnung ausweisen oder holst dir eine Quittung von der Bedienung.
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