Eigenbeleg Gastronomie: Vorlage, Pflichtangaben & was das Finanzamt akzeptiert (2026)
Von René Ebert & Sanjaya Pattiyage · · 8 Min. Lesezeit · migrations-altsite
„Keine Buchung ohne Beleg" — dieser Grundsatz gilt in jeder Küche genauso wie in der Buchhaltung. Doch was tun, wenn der Marktstand keine Quittung ausstellt…
Was ist ein Eigenbeleg? (Definition)
Ein Eigenbeleg ist ein Beleg, den du selbst ausstellst, weil kein Originalbeleg vorhanden ist. Er dokumentiert eine betriebliche Ausgabe so, dass sie trotz fehlender Fremdrechnung als Betriebsausgabe anerkannt werden kann.
Häufige Fragen
Was ist ein Eigenbeleg und wann darf ich ihn nutzen?
Ein Eigenbeleg (Ersatzbeleg oder Notbeleg) ersetzt eine fehlende Originalrechnung. Als Gastronom darfst du ihn nutzen, wenn kein Originalbeleg erhältlich ist — z. B. nach Markt-Einkäufen, bei verlorenen Rechnungen oder kleinen Barkäufen ohne Quittung.
Welche Pflichtangaben muss ein Eigenbeleg enthalten?
Ein Eigenbeleg braucht 7 Pflichtangaben: Name und Adresse des Zahlungsempfängers, Art der Ausgabe, Datum, eine laufende Nummer, den Bruttobetrag, den Grund für den fehlenden Originalbeleg sowie Datum und Unterschrift des Erstellers.
Kann ich beim Eigenbeleg die Vorsteuer abziehen?
Nein. Der Vorsteuerabzug ist beim Eigenbeleg nicht möglich. Das Finanzamt akzeptiert ihn nur als steuermindernde Betriebsausgabe — ohne Umsatzsteuererstattung. Eigenbeleg deshalb immer ohne Umsatzsteuer buchen.
Wie hoch darf ein Eigenbeleg sein?
Es gibt keine gesetzliche Obergrenze. Beträge bis 250 € gelten als unproblematisch (entspricht der Kleinbetragsrechnungsgrenze). Bei höheren Beträgen empfiehlt das Finanzamt, eine Rechnungskopie vom Aussteller anzufordern statt einen Eigenbeleg zu erstellen.
Wie lange muss ich Eigenbelege aufbewahren?
Eigenbelege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden — genauso wie Originalbelege (§ 147 AO, GoBD). Am besten digital scannen und sicher archivieren, um Platzmangel zu vermeiden. Gastro Master dokumentiert deine Einnahmen GoBD-konform — mit lückenloser Rechnungsnummerierung, TSE-Prüfwert und automatischen Tagesabschlüssen. Weniger Eigenbelege, weniger Stress beim Finanzamt. Jetzt kostenlos testen →