Die richtige Gastronomie Software entscheidet heute mit darüber, ob ein Betrieb wirtschaftlich läuft — nicht nur die Küche. Zwischen Kassensystem, Bestellsystem, Dienstplan und Buchhaltung verlieren viele Gastronomen aber den Überblick, welche Tools wirklich Pflicht sind und welche nur Geld kosten. Stand: August 2026.
Dieser Artikel ist das Inhaltsverzeichnis zum Thema: Wir gehen die sechs relevanten Software-Kategorien durch, zeigen Kosten und Pflicht-Status, und klären die entscheidende Frage — viele Einzeltools oder eine integrierte Lösung? Für die Details zu Kasse, Speisekarte, Dienstplan und Kalkulation verlinken wir auf die jeweiligen Deep-Dive-Artikel, statt sie hier zu wiederholen.
Die 6 Software-Kategorien auf einen Blick
Gastronomie Software lässt sich in sechs Kategorien einteilen — zwei davon sind gesetzlich Pflicht, der Rest hängt vom Betriebstyp ab. Diese Übersicht zeigt, was du wirklich brauchst:
| Kategorie | Pflicht? | Typische Kosten | Für wen? |
|---|---|---|---|
| Kassensystem | ✅ Pflicht (TSE) | 0–200 €/Mon | Alle |
| Bestellsystem | Empfohlen | 0–100 €/Mon | Liefer-/Abholbetriebe |
| Reservierungssystem | Optional | 50–150 €/Mon | Tischrestaurants |
| Personalplanung | Ab 3 MA empfohlen | 0–90 €/Mon | Ab 3 Mitarbeitende |
| Buchhaltung | ✅ Pflicht | 18–30 €/Mon | Alle |
| Warenwirtschaft | Optional | 50–200 €/Mon | Ab größerem Menü |
Pflicht-Software vs. Nice-to-have
Zwei Kategorien sind nicht verhandelbar: Ein TSE-zertifiziertes Kassensystem und eine Buchhaltungslösung brauchst du aus gesetzlichen Gründen. Alles andere richtet sich nach deinem Geschäftsmodell.
Ein Bestellsystem ist für jeden Betrieb mit Liefer- oder Abholgeschäft praktisch unverzichtbar, weil es Plattform-Provisionen spart. Personalplanung-Software lohnt sich ab etwa drei Mitarbeitenden. Reservierungssystem und Warenwirtschaft sind Nice-to-have, die sich erst ab einer bestimmten Betriebsgröße rechnen. Als grober Budget-Rahmen gilt: Plane rund 3 bis 5 Prozent deines Monatsumsatzes für alle digitalen Tools zusammen ein. Wichtig ist dabei die Denkweise: Software ist keine reine Kostenstelle, sondern spart an anderer Stelle Zeit und Provision. Eine Kasse, die Online-Bestellungen automatisch übernimmt, ersetzt Handarbeit; ein eigenes Bestellsystem spart die Plattform-Provision. Rechne deshalb nicht nur den Preis eines Tools, sondern auch, was es dir an Arbeit oder Gebühren erspart.
1. Kassensystem-Software (TSE-Pflicht)
Das Kassensystem ist die zentrale Pflicht-Software jedes Betriebs mit elektronischer Kasse. Seit dem 01.01.2020 muss jede elektronische Kasse mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) laufen (§ 146a AO, KassenSichV); nach Auslaufen der Nichtbeanstandungsfristen ist das spätestens seit 2021 flächendeckend verbindlich. Ohne TSE drohen bei einer Kassennachschau Beanstandung und Umsatzschätzung.
Was eine Kassensoftware können muss
Eine gute Kassensoftware für die Gastronomie beherrscht mehr als nur kassieren: TSE-konforme Bonierung, Tischplan mit Kellner-Zuordnung, Split-Rechnungen, Trinkgeld-Erfassung, Tagesabschluss im DSFinV-K-Format und Auswertungen nach Artikel und Uhrzeit. Für Lieferbetriebe ist zusätzlich die Frage wichtig, ob Online-Bestellungen automatisch in die Kasse laufen oder von Hand abgetippt werden müssen.
Kosten: 0–200 €/Monat im Vergleich
Die Preisspanne ist groß: Einsteiger-Lösungen wie die SumUp-Basis-Kasse sind ohne Monatsgebühr nutzbar (dafür fällt eine Transaktionsgebühr auf Kartenzahlungen an), Premium-Systeme mit vollem Funktionsumfang kosten bis rund 200 € im Monat. Welches System zu welchem Betrieb passt und welche Anbieter wie abschneiden, zeigt den vollständigen Kassensystem-Vergleich im Detail.
2. Bestellsystem und Online-Bestellsoftware
Ein Bestellsystem nimmt Online-Bestellungen zur Abholung oder Lieferung entgegen — und ist der größte Hebel für deine Marge im Außer-Haus-Geschäft. Anders als das Kassensystem ist es nicht TSE-pflichtig, entscheidet aber direkt über die Höhe deiner Provisionskosten.
Direktbestellung vs. Plattform (Lieferando & Co.)
Der Unterschied ist rein finanziell gewaltig: Über eine Plattform wie Lieferando zahlst du je nach Modell 13 bis 30 Prozent Provision pro Bestellung. Ein eigenes Bestellsystem kostet stattdessen eine feste Monatsgebühr (0 bis 100 €) und 0 Prozent Provision auf Direktbestellungen. Bei hohem Bestellvolumen ist der Unterschied vierstellig im Monat.
Der Preis dafür: Die Plattform bringt Reichweite und neue Kunden, das eigene System nicht. Die meisten erfolgreichen Betriebe fahren deshalb zweigleisig — Plattform für Neukunden, eigenes System für Stammgäste.
Wann lohnt sich ein eigenes Bestellsystem?
Ein eigenes Bestellsystem lohnt sich, sobald du regelmäßig Stammkunden hast, die ohnehin bei dir bestellen. Rechnerisch schlägt jede Direktbestellung die Plattform ab der ersten Bestellung, weil 0 Prozent Provision immer günstiger sind als 13 bis 30 Prozent. Praktisch lohnt sich der Aufwand ab einem gewissen Grundvolumen an Wiederbestellern. Ein eigenes Bestellsystem lässt sich elegant mit einer digitalen Speisekarte mit QR-Code verbinden, sodass Gäste am Tisch oder von zu Hause aus dieselbe aktuelle Karte sehen.
3. Reservierungssystem-Software
Ein Reservierungssystem verwaltet Tischbuchungen online und automatisiert Bestätigungen sowie Erinnerungen. Es ist optional — für die einen ein Umsatzmotor, für die anderen überflüssiger Aufwand.
Für wen sinnvoll — für wen nicht?
Sinnvoll ist ein Reservierungssystem für klassische Tischrestaurants mit Abendgeschäft, in denen Gäste vorab buchen. Es reduziert No-Shows durch automatische Erinnerungen und verteilt die Auslastung über den Abend. Typische Anbieter wie OpenTable, Resmio oder TheFork kosten in der Regel 50 bis 150 € pro Monat, teils mit zusätzlichen Gebühren pro vermitteltem Gast.
Für Imbisse, Cafés mit Laufkundschaft, Lieferdienste und Betriebe ohne Reservierungskultur bringt ein solches System dagegen wenig — hier ist das Geld in Kasse und Bestellsystem besser angelegt.
Eine pragmatische Zwischenlösung für kleine Tischbetriebe: ein einfaches Kontaktformular oder eine WhatsApp-Nummer für Reservierungen. Das kostet nichts und reicht, solange das Reservierungsaufkommen überschaubar bleibt. Erst wenn du regelmäßig No-Shows hast oder den Überblick über Buchungen verlierst, rechtfertigt ein dediziertes System seine 50 bis 150 € im Monat.
4. Personalplanung-Software (Dienstplan)
Personalplanung-Software erstellt Dienstpläne, prüft Arbeitszeiten gegen das Arbeitszeitgesetz und führt Stundenkonten. Sie lohnt sich ab etwa drei Mitarbeitenden, weil dann die manuelle Planung fehleranfällig wird.
Gastromatic, Shyftplan, Excel — wann was?
Für kleine Teams reicht Excel oder Google Sheets kostenlos — allerdings ohne automatische ArbZG-Prüfung. Sobald das Team wächst, lohnen sich spezialisierte Tools: Gastromatic (ca. 80 €/Monat) und Shyftplan (ca. 50 €/Monat) sind auf die Gastronomie zugeschnitten und warnen automatisch bei Verstößen gegen Ruhezeiten oder Höchstarbeitszeiten. Bei den Personalkosten ist außerdem der Mindestlohn zu beachten, der seit dem 01.01.2026 bei 13,90 € pro Stunde liegt. Welche Software wann passt und wie du rechtssicher planst, zeigt der Artikel welche Dienstplan-Software zu deinem Betrieb passt.
5. Buchhaltungssoftware für die Gastronomie
Eine Buchhaltungssoftware ist Pflicht — spätestens dein Steuerberater erwartet strukturierte, digitale Daten. Sie erfasst Belege, bereitet die Umsatzsteuervoranmeldung vor und liefert die Grundlage für die betriebswirtschaftliche Auswertung.
DATEV, Lexware, Fastbill: Kurzvergleich
Die Wahl hängt oft vom Steuerberater ab: Viele Kanzleien arbeiten mit DATEV, weshalb sich eine DATEV-kompatible Lösung anbietet. Für die Eigenbuchhaltung sind Lexware (ca. 25 €/Monat) und Fastbill (ca. 18 €/Monat) verbreitete, günstigere Alternativen. Entscheidend ist die reibungslose Übergabe an den Steuerberater — kläre die bevorzugte Software am besten vor der Anschaffung mit deiner Kanzlei ab. Ein praktischer Nebeneffekt guter Buchhaltungssoftware: Sie liefert dir die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) monatlich statt einmal im Jahr. So erkennst du schleichende Probleme — etwa einen steigenden Wareneinsatz — früh genug, um gegenzusteuern, statt erst beim Jahresabschluss.
6. Warenwirtschaft und Food-Cost-Software
Warenwirtschafts-Software verwaltet Lagerbestände, Einkaufspreise und Rezepturen — und zeigt dir, wie sich Preisänderungen im Einkauf auf deine Marge auswirken. Sie ist optional und rechnet sich vor allem bei größeren Karten und mehreren Standorten, wo der Überblick von Hand verloren geht.
Typische Lösungen kosten 50 bis 200 € pro Monat. Für kleine Betriebe reicht zunächst eine saubere Kalkulation in Excel. Wie du Wareneinsatz und Food Cost richtig berechnest, egal ob mit oder ohne Software, erklärt der Beitrag zur Food-Cost- und Warenwirtschafts-Kalkulation.
Integriert oder Best-of-Breed? Die entscheidende Frage
Die wichtigste Software-Entscheidung ist nicht, welches einzelne Tool das beste ist — sondern ob deine Tools miteinander sprechen. Genau hier scheitern viele Betriebe.
Das Problem mit vielen Einzellösungen
Viele Gastronomen starten mit Einzellösungen: SumUp für die Kasse, Lieferando für Online-Bestellungen, Excel für den Dienstplan. Im Alltag führt das zu vier wiederkehrenden Reibungspunkten:
- Doppelte Pflege der Speisekarte — einmal in der Kasse, einmal auf Lieferando, einmal auf der Website. Ändert sich ein Preis, musst du ihn überall nachziehen.
- Keine einheitliche Auswertung — die Kasse zeigt einen Umsatz, das Bestellsystem einen anderen, und niemand fügt beides sauber zusammen.
- Mehrere Ansprechpartner — fällt etwas aus, telefonierst du dich durch drei Support-Hotlines, und jeder schiebt es auf den anderen.
- Schnittstellenprobleme — Systeme, die eigentlich Daten austauschen sollen, tun es nur halb, und der Rest bleibt Handarbeit.
Jeder dieser Punkte kostet Zeit — und Zeit ist im Service die knappste Ressource.
Wann eine All-in-One-Lösung Sinn macht
Wer Kassensystem, Bestellsystem und digitale Speisekarte aus einer Hand bezieht, vermeidet genau diese Reibungspunkte. Speisekarten werden einmal gepflegt und überall automatisch aktualisiert, die Auswertung ist einheitlich, und bei Problemen gibt es einen Ansprechpartner.
Genau diese drei Kernmodule bietet Gastro Master als integriertes Paket: ein TSE-zertifiziertes Kassensystem (Windows und Windows-Tablet), ein eigenes Bestellsystem ohne Provision und eine QR-Code-Speisekarte, die automatisch synchron gehalten wird. Buchhaltung und Personalplanung bleiben dabei bewusst separat, weil hier die Anforderungen von Steuerberater und Team den Ausschlag geben — dazu gleich mehr.
Das ist der Kern der Entscheidung: Integriert, wo die Systeme dieselben Daten teilen (Kasse, Bestellung, Speisekarte laufen alle über Artikel und Preise), und getrennt, wo Spezialwissen zählt (Steuerrecht, Arbeitsrecht). Diese Mischung — integriert im umsatznahen Kern, Fachlösung am Rand — ist für die meisten Betriebe der beste Kompromiss aus Bedienkomfort und Funktionstiefe.
Welche Software-Kombination passt zu deinem Betrieb?
Die passende Software-Kombination hängt vor allem von der Betriebsgröße ab. Zwei typische Fälle zeigen, wie eine sinnvolle Auswahl aussieht.
Kleines Restaurant (1–5 Mitarbeitende)
Für einen kleinen Betrieb gilt: so wenig Systeme wie möglich, so viele wie nötig.
- Pflicht: TSE-Kasse und Buchhaltungssoftware
- Empfohlen: ein eigenes Bestellsystem, denn 0 Prozent Provision schlagen Lieferando schon ab der ersten Direktbestellung
- Optional: Der Dienstplan lässt sich bei bis zu fünf Leuten noch gut in Excel führen
Die naheliegende Kombination: Gastro Master deckt Kasse, Bestellung und Speisekarte in einem System ab — ein Login, ein Ansprechpartner, keine Schnittstellenprobleme. Dazu eine schlanke Buchhaltungslösung, und der kleine Betrieb ist digital vollständig aufgestellt.
Mittlerer Betrieb (6–20 Mitarbeitende)
Ab etwa sechs Mitarbeitenden kommt die Personalplanung als eigene Software dazu.
- Pflicht: TSE-Kasse, Buchhaltung und Personalplanung-Software
- Empfohlen: Bestellsystem und, bei Reservierungsbetrieb, ein Reservierungssystem
Eine bewährte Aufteilung: Gastro Master für Kasse, Bestellung und Speisekarte, dazu Gastromatic für den Dienstplan und Fastbill für die Buchhaltung. Das ist eine sinnvolle Dreiteilung mit minimalem Schnittstellenaufwand — die drei umsatznahen Kernmodule laufen integriert, die zwei spezialisierten Bereiche bleiben bei den jeweils besten Fachlösungen. Wer neu plant, sollte diese Software-Kosten übrigens direkt realistisch im Businessplan verankern.
Häufige Fragen zur Gastronomie Software (FAQ)
Welche Software braucht ein Restaurant unbedingt?
Pflicht sind ein TSE-zertifiziertes Kassensystem und eine Buchhaltungssoftware — beides ist gesetzlich gefordert. Dringend empfohlen ist außerdem ein Bestellsystem für Online-Bestellungen, weil jede Bestellung über Lieferando 13–30 % Provision kostet, während ein eigenes System 0 % kostet. Ab drei Mitarbeitenden lohnt sich zusätzlich eine Personalplanung-Software. Reservierungssystem und Warenwirtschaft sind optional und rechnen sich erst ab einer bestimmten Betriebsgröße.
Was kostet Gastronomie Software pro Monat?
Als Faustregel gilt: 3–5 % des Monatsumsatzes für alle digitalen Tools zusammen. Konkret: Kassensystem 0–200 €, Bestellsystem 0–100 €, Personalplanung 50–90 €, Buchhaltung 18–30 €. Ein kleines Restaurant kommt oft mit 50–150 € im Monat für alle Pflicht-Tools aus — vorausgesetzt, es nutzt kein teures Lieferando, das allein schon 13–30 % vom Bestellumsatz abzieht.
Gibt es kostenlose Gastronomie Software?
Ja, für einzelne Kategorien. SumUp bietet eine kostenlose Basis-Kasse (Transaktionsgebühr statt Monatsgebühr). Excel oder Google Sheets funktionieren als Dienstplan bis etwa fünf Mitarbeitende. Google-Formulare können Reservierungsanfragen auffangen. Der Haken: Kostenlose Einzellösungen kommunizieren nicht miteinander, was zu Mehraufwand bei der Datenpflege führt.
Was ist der Unterschied zwischen Kassensystem und Bestellsystem?
Ein Kassensystem verarbeitet Zahlungen am Tisch oder Tresen und ist TSE-pflichtig. Ein Bestellsystem nimmt Online-Bestellungen zur Abholung oder Lieferung entgegen — ohne TSE-Anforderung, dafür mit Provisions-Modellen (Lieferando) oder 0 % (eigenes System). Viele Betriebe brauchen beides: die Kasse für den Saalbetrieb, das Bestellsystem für Außer-Haus-Umsatz.
Welche Gastronomie Software ist die beste?
„Die beste" gibt es nicht — es kommt auf Betriebstyp und Größe an. Für Betriebe, die Kassensystem, Bestellsystem und Speisekarte ohne Schnittstellenprobleme wollen, sind integrierte Lösungen besser als drei Einzeltools. Für reine Tischrestaurants ohne Lieferung ist ein gutes Kassensystem plus Reservierungssystem oft ausreichend. Buchhaltungssoftware und Personalplanung sind in beiden Fällen separat zu wählen, da hier Steuerberater-Anforderungen entscheidend sind.
Kassensystem, Bestellsystem und Speisekarte aus einer Hand?
Gastro Master kombiniert alle drei Kernmodule in einer Lösung — TSE-zertifiziert, ohne Lieferando-Provision und mit QR-Code-Speisekarte, die immer aktuell ist. Über 800 Restaurants in der DACH-Region nutzen Gastro Master.
Stand des Artikels: August 2026. Preis- und Gesetzesangaben ohne Gewähr — maßgeblich sind die aktuellen Angaben der jeweiligen Anbieter und die gültige Rechtslage. Dieser Artikel ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.