Buchhaltung in der Gastronomie: Das Finanz-ABC für Restaurantbesitzer

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Buchhaltung in einem Restaurant, Café oder Lieferdienst ist nach unserer Erfahrung aus Kundengesprächen einer der häufigsten Stolpersteine — und…

Wer ist berhaupt buchf hrungspflichtig?

Hier wird es bereits kompliziert, weil mehrere Gesetze parallel greifen. Wir versuchen, es im berblick verst ndlich zu machen die genaue Einordnung deines Betriebs geh rt aber in die H nde deines Steuerberaters.

Highlights aus diesem Beitrag

Faustregel: 0,5-1 % vom Jahresumsatz, mindestens 250-450 € monatlich für Standardbuchführung plus Jahresabschluss. Für ein 600.000 €-Umsatz-Restaurant typisch 350-600 € monatlich. Lohnabrechnung separat: 12-25 € pro Mitarbeiter pro Monat. Ohne Steuerberater steigt das Risiko bei Außenprüfungen — die Ersparnis lohnt sich selten.

Die gute Nachricht: Mit einem sauberen, TSE- und DSFinV-K-konformen Kassensystem , einer revisionssicheren Belegablage und einem Steuerberater, der die Branche kennt, ist das Pensum f r 95 % der Gastronomiebetriebe gut beherrschbar. Unser Kassensystem-Paket mit DSFinV-K-Export, DATEV-Schnittstelle und TSE-Modul ist genau f r diese Anforderungen gebaut. Wenn du dein Restaurant gerade neu aufstellst oder eine bestehende L sung evaluieren willst, ist die Restaurant-L sung von Gastro Master ein guter Einstiegspunkt.

241a HGB sieht eine Erleichterung vor: Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Gesch ftsjahren nicht mehr als 800.000 Umsatzerl se und nicht mehr als 80.000 Jahres berschuss ausweisen, sind von der handelsrechtlichen Buchf hrungspflicht befreit (Stand: HGB-Fassung Anfang 2024, Schwellen wurden durch das Wachstumschancengesetz angehoben). Die genauen aktuellen Schwellen pr fst du am besten direkt auf gesetze-im-internet.de oder mit deinem Steuerberater, da hier zuletzt mehrere Anpassungen erfolgten.

Häufige Fragen

Welche Aufzeichnungspflichten habe ich als Restaurant?

Tägliche Kassenführung (GoBD-konform), Belegaufbewahrung 10 Jahre, monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) bis zum 10. des Folgemonats, Lohnabrechnung monatlich. Plus Betriebsausgaben-Belege, Inventur am Bilanzstichtag, Eigenverbrauch dokumentiert. Quelle: § 22 UStG, GoBD 2020. Eine GoBD-konforme TSE-Kasse ist Pflicht seit 2020.

Was kostet ein Steuerberater für ein Restaurant?

Faustregel: 0,5-1 % vom Jahresumsatz, mindestens 250-450 € monatlich für Standardbuchführung plus Jahresabschluss. Für ein 600.000 €-Umsatz-Restaurant typisch 350-600 € monatlich. Lohnabrechnung separat: 12-25 € pro Mitarbeiter pro Monat. Ohne Steuerberater steigt das Risiko bei Außenprüfungen — die Ersparnis lohnt sich selten.

Wie funktioniert die GoBD-konforme Kassenführung?

Pflicht seit 2020: TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) im Kassensystem, die jeden Vorgang signiert und unveränderbar speichert. Plus Bedienungs-Anleitung, Programmierprotokolle, Z-Bons täglich aufbewahren. Bei Kassennachschau (unangekündigt) muss alles binnen 30 Minuten verfügbar sein. Verstoß: Schätzung der Umsätze plus Bußgeld bis 25.000 €.

Was sind typische Betriebsausgaben-Fallstricke?

Bewirtungskosten nur 70 % abziehbar (§ 4 Abs. 5 EStG), Bewirtungsbeleg muss Anlass + Teilnehmer + Höhe dokumentieren. Eigenverbrauch ist umsatzsteuer- und einkommensteuerpflichtig — pauschal über Sachbezugswerte (PKW), aber für Speisen tatsächlicher Wert. Geschenke an Kunden: 35 € pro Person und Jahr abziehbar, höher = nicht abzugsfähig.

Wann muss ich Bilanz machen, wann reicht EÜR?

Pflicht zur doppelten Buchführung (Bilanz) bei Umsatz über 800.000 € oder Gewinn über 80.000 € (§ 141 AO). Darunter reicht Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Praktisch: Restaurants über 700.000 € Umsatz sollten ohnehin bilanzieren, weil dann eine ordentliche Margenanalyse möglich wird. Wechsel von EÜR zu Bilanz ist einmalig und geht über das Finanzamt.

Wie funktioniert die monatliche UStVA für Restaurants?

Bis zum 10. des Folgemonats elektronisch über ELSTER. Berechnung: Umsatzsteuer-Einnahmen (7 % Speisen, 19 % Getränke) minus Vorsteuer aus Eingangsrechnungen. Bei Dauerfristverlängerung +1 Monat möglich (Antrag jährlich). Bei Versäumnis: Verspätungszuschlag bis 10 % der USt, Zinsen ab 6 Monaten Rückstand. Dauerfristverlängerung lohnt sich fast immer.

Welche Software brauche ich für die Buchhaltung?

Standard: DATEV Mittelstand (Steuerberater-Schnittstelle, ab 35 €/Monat), Lexware Buchhalter, oder Cloud-Lösungen wie Lexoffice/sevDesk (15-50 €/Monat). Wichtig: Schnittstelle zur Kasse für automatische Tagesumsatz-Buchung und zum Lieferando/Wolt-Portal für Provisions-Abrechnungen. Manuelle Excel-Buchführung ist nicht mehr GoBD-konform und kostet bei jeder Außenprüfung Nerven.